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专业专注,创新创效——工程项目档案工作开创新局面

发布日期:2018-11-21 点击次数:29 字体显示:【大】  【中】  【小】 

工程项目档案是全面鉴定工程建设全过程的真实记录和质量控制与评定的重要依据。凭借着扎实的领先技术、可靠的质量保障以及先进的生产经营管理模式,公司在海内外市场开拓方面均取得了丰硕的成果,国内外总承包项目承接捷报连连。随着公司业务的快速发展和技术革新的不断深入,工程建设项目多线并举。于此同时,因项目类型多样化而体现出的资料验收标准的差异性给项目现场资料管理工作带来了新的考验,更加凸显出项目资料管理工作的重要意义。因而,做好工程项目资料的标准化、规范化管理工作对于提高项目质量水平至关重要,将有效地助力于项目最终顺利竣工验收,保障公司项目管理工作与生产运营合法合规。

根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。项目资料管理作为项目档案生命周期中的首要工作,必须做好前端控制和有效监督。然而,项目资料管理工作呈现出诸多特点。首先,涉及单位和部门众多,诸如行政许可、设计、勘察、招投标、施工、监理、材料、设备等相关单位,这些文件资料来自不同的单位和部门,资料负责人需要加强与相关人员的配合、监督与指导。其次,项目文件类型较多,具有专业性、成套性、现实性等特征,尤其在专业性上,一则体现在文件形成领域和内容性质的鲜明专业性,二则在文件资料所适用的验收标准上体现出较强的专业性。再次,文件资料形成的周期长,资料管理工作要一以贯之,从项目成立时就意味着资料管理工作应列入日常工作安排之中。

针对这些特点,信息开发部作为工程项目档案管理归口部门,在公司领导的迫切关注和各部门、分子公司的鼎力支持与配合下,部门在工程项目资料管理方面开展专项工作,结合公司项目实际,构建体系化管理框架,深入工程现场开展调研,研究制定多种技术标准与工作指南,扎实稳步多方式、立体化开展档案管理技术支持,在加强监督与指导的基础上积极服务于总承包项目管理工作,努力提高公司工程项目资料管理水平,促使档案与资料管理工作更上一个台阶。

一、点面兼顾,建立全过程跟踪管控体系化管理框架

为准确把握项目资料管理各个环节,提高标准化、规范化程度,档案管理室将在建总承包项目的资料管理流程分为四个阶段进行管控与指导。即项目施工阶段前期、项目中期(安装单位进场)、调试阶段(单调进入联调)、验收阶段。在项目施工阶段前期,档案管理室对到岗的项目经理、项目助理、资料管理责任人进行资料管理培训,协助进行项目资料管理全流程策划,明确项目过程资料的框架搭建流程;根据项目需求,利用即时通讯软件、视频会议设备或赴现场配合项目部同建设方、施工方、质监站等单位召开资料专题会,协调竣工资料管理流程、确定资料验收标准,协调土建工程单位工程划分,根据相关验收标准,把控地基处理、主体结构、装饰装修等分部分项工程安全功能核查及质量控制资料核查。在项目中期安装单位进场后,配合项目部召开项目资料专题会,明确安装工程资料交接流程、协调安装工程进行单位工程划分,提前与分包单位沟通竣工资料组卷的责任归属问题,同时对前期产生的项目资料进行核查,保证工程资料的进度与质量。进入调试阶段后,明确工程竣工资料制作方案,依据相关标准分别从竣工资料组卷、设备随机资料制作和竣工图制作等方面规范管理。在项目验收阶段,档案管理室对照总承包合同、分包合同和相应技术附件中的相关条款对竣工资料进行验收,完成对工程资料的闭环管理。在全流程管控过程中,档案管理室采用实地技术支持和远程指导相结合的方式,协助现场项目部采取管理措施确保资料的及时性和完整性要求。

二、潜心编研,健全资料管理技术标准与指南

不同的行业、不同的工程类别适用不同的质量验收标准,项目资料管理便要遵守相关的标准规范开展工作。档案管理室根据所适用的国标、行标以及地方标准,潜心编研、归纳总结,在与专业技术人员充分交流和项目现场长期调研的基础上,结合工程图纸、相关参考资料,编研出贴合公司项目运用实际的标准指南、核查表等技术文件,并多次协同各分子公司、专业科室,举行技术标准专题交流会。

经过数月调研、考察、编制和商讨调整,公司先后发布了《总承包项目管理文件整理、移交与归档实施细则》《总承包项目管理文件组卷指南-火电工程篇(电建标)《火电工程资料核查表(电力建设施工质量验收及评价规程)》《火电厂烟气脱硫工程资料核查表(火电厂烟气脱硫工程施工质量验收及评定规程)》《烟气脱硫机械设备质量验收技术指南》等技术文件。

技术革新引领了管理创新。迁安九江烟气活性焦脱硫脱硝项目所使用的新型工艺从石灰石湿法脱硫工艺到干法脱硫的转变导致之前湿法脱硫采用的质量验收标准DL/T5417《火电厂烟气脱硫工程施工质量验收及评定规程》无法适用于本项目,其项目资料管理亦不能满足相关验收要求。档案人员在赴项目现场进行项目资料管理技术支持的资料专题会上与业主单位、质监站、施工单位沟通后,确认使用GB 50895《烟气脱硫机械设备工程安装及验收规范》进行质量及项目资料验收。为满足标准使用需求,信息开发部档案管理室在废气治理分公司的支持和配合下,参考GB 50231《机械设备安装工程施工及验收通用规范》、GB50205《钢结构工程施工质量验收规范》等技术标准,克服现场需求紧迫、档案团队工作任务重的困难,全力支持项目建设,历时1个半月,完成了GB50895《烟气脱硫机械设备工程安装及验收规范》烟气脱硫机械设备分部分项技术文件编研工作。同时也为盛隆活性焦脱硫项目资料管理及公司其他项目提供坚实有力的支持。

三、多措并举,助力项目管理共谱诗篇

为确保技术标准落到实处,在项目资料体系化管理的框架基础上,部门多举措扎实推进项目资料管理工作。今年来,档案管理室为公司总包项目部关于文件资料管理培训多达43次,包括岗前培训15次、现场培训28次;开展项目部资料专题会等其他技术支持指导共计30次;开展项目资料核查共计40次;同时为加强科室内部人员项目资料学习,开展内部深入交流十余次。同时,档案人员迈出国门,支持海外印尼项目资料管理工作。

在开展本部门工作的同时,积极参与到多部门联合工作任务中,协同公司安全、信息、质量等相关部门前往公司7个项目部,广泛开展部门间协作,共同促进项目管理在安全、质量、档案资料、信息化方面的提升,档案管理室承担的单位工程划分任务作为安全与质量的共同出发点,起到不可或缺的作用。

在后续的工作中,信息开发部将紧跟公司的脚步,继续努力钻研,全面促进工程项目资料管理工作,推动项目档案顺利验收,为公司创造出更大的管理效益,发挥更大的价值!

                                    信息开发部 李锐